L’automatisation des processus au moyen de technologies numériques permet de gagner en efficacité. Le déploiement de l’automatisation robotisée des processus (Robotic Process Automation, RPA) en est un parfait exemple. Ce processus s’appuie non sur le déploiement de robots physiques, mais sur l’utilisation de « bots » logiciels pour effectuer automatiquement des tâches chronophages de saisie de données via des interfaces utilisateur. L’objectif est de libérer les collaborateurs et de leur donner du temps pour effectuer des tâches qui ajoutent de la valeur.
Quels sont les cas d’utilisation de l’automatisation robotisée des processus?
Pour identifier les domaines qui se prêtent à la mise en place de la RPA, les entreprises doivent répondre à cette question simple : « Quels sont les processus considérés comme étant les plus fastidieux par les collaborateurs ? » En général, la technologie RPA convient très bien aux processus qui se caractérisent par un haut degré d’activités répétitives, manuelles, fondées sur des règles, avec un nombre aussi faible que possible d’écarts clairement définis par rapport à la norme. Parmi ces tâches, on peut citer le renseignement de formulaires, l’archivage et le déplacement de documents, ou d’autres activités administratives de ce type. Voici quelques domaines où l’utilisation de la RPA est très efficace :
Gestion des systèmes informatiques
L’automatisation robotisée des processus permet d’accomplir de manière rapide et fiable des procédures lourdes et gourmandes en temps de travail, comme la gestion des utilisateurs et des transports dans les systèmes ERP, la création de copies système et la gestion de données de référence volumineuses. Les équipes informatiques peuvent ainsi se consacrer davantage aux tâches qui génèrent de la valeur pour l’entreprise.
Finance et comptabilité
La génération automatique de rapports sur les transactions, les factures et les budgets permet de gagner du temps et d’améliorer la transparence. Notamment lorsqu’elle est combinée à des rapports trimestriels et à des procédures de fin de mois, elle constitue un outil simple et efficace qui donne davantage de temps aux collaborateurs pour se concentrer sur des rôles producteurs de valeur.
Ressources humaines
Du chronométrage automatisé aux systèmes permettant aux collaborateurs de remplir des formulaires en libre-service, en passant par les processus d’intégration entièrement automatisés, la RPA améliore l’efficacité des flux de travail individuels et facilite le quotidien de la main-d’œuvre.
Quels sont les avantages de la RPA ?
Outre l’exécution de processus chronophages, les principaux avantages de l’automatisation robotisée des processus sont essentiellement technologiques :
Rapidité de mise en œuvre
Un logiciel de RPA se programme assez simplement, généralement via une plateforme low-code. Cela signifie qu’il peut être déployé très rapidement, et que les gains en termes d’efficacité sont obtenus presque immédiatement.
Simplicité d’évolution
Une fois que les processus standard ont été mis en place, les flux de travail automatisés peuvent être dimensionnés et étendus par simple pression d’un bouton.
Aucune intervention sur le back-end
Comme le code RPA imite les interactions humaines avec l’interface utilisateur, les interfaces n’ont pas besoin d’accéder aux systèmes d’arrière-plan.
Fiabilité
Les bots logiciels ne font pas de fautes d’inattention. Une fois que le logiciel de RPA a été codé de manière à déterminer quand, comment et à quelle fréquence une action doit être effectuée, il va continuer à effectuer cette action avec fiabilité et sans commettre d’erreurs.
Disponibilité
Un système d’automatisation robotisée des processus n’interrompt pas son travail à l’occasion des fêtes et jours fériés, et ne prend pas de congés. Ces flux de travail automatisés sont exécutés 24 heures sur 24, 365 jours par an.
Quels sont les défis de la RPA?
La facilité de mise en œuvre technique de l’automatisation robotisée des processus implique que les difficultés se situent moins dans la réalisation du système que dans les activités préparatoires, en particulier lorsqu’il s’agit de se connecter à l’Internet industriel des objets (IIoT). Les utilisateurs doivent comprendre leurs processus dans le moindre détail pour exploiter au maximum le potentiel de la RPA dans ce domaine et dans tous les autres secteurs de l’entreprise. Les chefs de projet vont devoir trouver des réponses aux questions suivantes :
Est-ce que je dispose d’une vision complète et exacte de tous les processus opérationnels pertinents?
Pour être en mesure d’améliorer les processus, les opérateurs doivent en comprendre toutes les caractéristiques. Chaque projet de RPA commence par conséquent par une analyse et une évaluation exhaustives du statu quo. En particulier, les échanges avec les prestataires de service et partenaires externes, qui éclairent les choses d’un jour nouveau, font souvent émerger des idées novatrices et utiles.
Quels sont les solutions de RPA les mieux adaptées à mes besoins?
De Microsoft Power Automate à SAP IRPA et UiPath, la palette de solutions RPA est large, mais toutes ne conviennent pas dans la même mesure à toutes les tâches. Un prestataire de services informatiques expérimenté dispose de l’expertise nécessaire pour vous fournir une vue d’ensemble et une assistance.
Automatisation robotisée des processus : quelques exemples
L’automatisation des processus dans le but de traiter des activités répétitives et chronophages est adaptée à de nombreux domaines de l’entreprise. Voici deux exemples de déploiement de l’automatisation robotisée des processus :
Supervision du système ERP et mises à jour
Si les entreprises ne vérifient pas quotidiennement les transactions critiques dans les systèmes ERP, elles risquent de prendre des décisions erronées et dommageables du fait d’informations incorrectes ou incomplètes. Cependant, le contrôle manuel de tous les messages d’erreur et travaux interrompus, jour après jour, a des répercussions importantes en termes de coûts et de temps. Un logiciel de RPA est à même d’effectuer cette tâche automatiquement, de manière rapide et fiable, 24 h sur 24 et tous les jours de la semaine.
Gestion des licences
Veiller à la transparence de toutes les licences logicielles utilisées dans l’entreprise n’est pas uniquement affaire de conformité, mais également de sécurité. Les entreprises qui utilisent les services de RPA pour automatiser leur processus JML (« joiner-mover-leaver ») ont la possibilité de gagner du temps et de réduire le risque d’erreurs humaines porteuses de lourdes conséquences juridiques et financières.
Pourquoi votre premier réflexe doit être de consulter Syntax pour l’automatisation robotisée des processus?
IRPA, UiPath ou Power Automate : le succès de l’automatisation robotisée des processus ne repose pas uniquement sur le choix de la solution, mais aussi sur la manière de la mettre en œuvre. Au départ de tout projet de RPA, il est nécessaire d’examiner en détail les processus opérationnels. Il est indispensable de comprendre précisément les flux de travail et les exigences spécifiques au secteur pour pouvoir soutenir les entreprises en tant que partenaire fort et les aider à exploiter le plein potentiel des solutions robotisées, par exemple dans le cadre d’une usine numérique. Chez Syntax, nous avons accumulé cette expertise pendant de nombreuses années et sur d’innombrables projets, avec des entreprises de différentes tailles et de différents secteurs. Nous travaillons avec les départements métier et les équipes informatiques pour formuler, concevoir et mettre en œuvre des services RPA personnalisés. Que votre but soit d’introduire des processus entièrement nouveaux, d’améliorer des flux de travail existants, de superviser des processus qui ont déjà été automatisés ou de mettre à jour une solution RPA existante, nous comprenons les avantages de cette technologie et sommes capables d’en retirer un maximum d’avantages.
FAQ : la RPA en termes simples
Qu’est-ce que l’automatisation robotisée des processus?
L’automatisation robotisée des processus (Robotic Process Automation, RPA) n’a rien à voir avec des robots physiques. Cette technologie porte sur l’utilisation de « bots » logiciels automatisés qui reproduisent les actions et les commandes des utilisateurs humains via l’interface utilisateur d’un système. Ces interactions sont en premier lieu des tâches manuelles, chronophages et répétitives, telles que le renseignement de formulaires ou l’archivage de documents. Les systèmes de RPA sont en général programmés au moyen d’une approche low-code, voire no-code, et permettent aux collaborateurs d’avoir plus de temps pour des tâches créatives qui apportent de la valeur à l’entreprise. Comme la logique sur laquelle reposent ces processus est relativement simple à reproduire, la facilité de mise en œuvre et l’évolutivité figurent parmi les avantages clés de la RPA.
Quelle est la différence entre la RPA et l’automatisation au sens classique du terme?
La principale différence entre la RPA et l’automatisation (tout court) est que la RPA est non invasive. Cela signifie que le bot logiciel de RPA n’interagit toujours qu’avec l’interface utilisateur existante, et qu’aucune interface avec le système logiciel sous-jacent n’est requise pour automatiser les actions. Des modifications de l’infrastructure informatique existante, consommatrices de temps et d’argent, peuvent ainsi être évitées. Du point de vue du système, chaque « bot » est identique à un utilisateur humain. La RPA se distingue en cela des approches classiques de l’automatisation, qui impliquent généralement une modification des systèmes parallèles afin que leurs processus puissent interagir en douceur.
Quelle est la différence entre la RPA et l’intelligence artificielle?
Dans une solution RPA, les bots peuvent être considérés comme une main qui effectue le processus considéré de manière automatique et fiable, sans faire d’erreur. En revanche, dès que le processus dévie d’une norme définie ou que des erreurs imprévues se produisent, le bot interrompt son action. L’intelligence artificielle utilise des algorithmes pour apprendre à partir du traitement de grands volumes de données sur la durée et pour trouver ses propres solutions en cas de besoin. L’IA est donc le cerveau qui peut dire à la main quoi faire lorsqu’il est nécessaire de répondre à des variations par rapport au processus standard.
