Generative KI (GenAI) verändert die Art, wie Unternehmen Entscheidungen treffen, Wissen nutzen und Innovation gestalten. Das sieht auch das Management bei Syntax Europe so. Wir haben mit Björn Bartheidel (CEO Europe), Uwe Jürgens (VP Sales) und Dirk Schawag (CFO) darüber gesprochen, wie GenAI Prozesse verändert, neue Werte schafft und warum Verantwortung der entscheidende Erfolgsfaktor bleibt.
Wie verändert GenAI die Art, wie im Mittelstandsumfeld Entscheidungen getroffen oder Daten genutzt werden?
Björn Bartheidel: GenAI hat für mich drei wesentliche Auswirkungen auf unsere Entscheidungsprozesse: Erstens sind relevante Informationen und Trends dank GenAI in Sekunden verfügbar. Ich kann dadurch schneller komplexe und umfangreiche Sachverhalte prüfen und Entscheidungen treffen. Zweitens werden Routineanalysen und -aufgaben automatisiert, wodurch mir mehr Zeit für strategische Aufgaben zur Verfügung steht. Und drittens lässt sich GenAI nutzen, um Reports verständlicher aufzubereiten und Zusammenhänge sichtbar zu machen. Insbesondere die Zusammenfassungen umfangreicher Controlling-Analysen liefern oft wichtige Erkenntnisse, die dann Basis datengetriebener Entscheidungen werden.
Uwe Jürgens: Die Möglichkeit, große Datenmengen innerhalb weniger Sekunden zu durchleuchten, ist vor allem für uns im Vertrieb sehr hilfreich. So lassen sich etwa Markt-Trends, Optimierungspotenziale bei der Kundensegment-Ansprache sowie Deal-Risiken und Win-Wahrscheinlichkeiten unmittelbar erkennen, ohne vorher wochenlange Analysen in Excel oder Salesforce durchführen zu müssen.
Dirk Schawag: Gerade in der IT-Branche, in der sich Projekte, Ressourcen und Margen in kurzen Zyklen bewegen, ist Geschwindigkeit erfolgsentscheidend. GenAI zeigt uns innerhalb kürzester Zeit, welche Projekte profitabel sind, welche Services Wachstum treiben und wo Ressourcen optimal eingesetzt werden. Was früher manuelle Datensammlung bedeutete, geschieht heute KI-gestützt in Echtzeit – inklusive Mustererkennung, Risikoanalysen und Forecast-Simulationen. So können wir im Management nicht nur schnelle, sondern auch vorausschauende Entscheidungen treffen – während wir gleichzeitig den Unternehmergeist behalten, der mittelständische IT-Unternehmen wie Syntax ausmacht.
Wo liegen die größten Chancen für mittelständische Unternehmen, mit GenAI messbar Mehrwert zu schaffen?
Björn Bartheidel: Ich sehe mehrere Bereiche, in denen mittelständische Unternehmen mit GenAI messbar profitieren können. Da ist zunächst die Prozessautomatisierung. Hier lassen sich manuelle Tätigkeiten in unterschiedlichsten Fachbereichen reduzieren, von Verwaltung und Vertrieb bis hin zu Logistik und Produktion. Ein weiterer wichtiger Bereich ist das Kundenerlebnis. Maßnahmen wie personalisierte Angebote, Chatbots und intelligente Serviceprozesse steigern die Zufriedenheit und den Umsatz erheblich. Zudem ermöglicht GenAI eine Innovationsbeschleunigung durch schnellere Produktentwicklung mit KI-gestützten Design- und Marktanalysen. Dass wir einfacheren Zugang zu Business-Insights erhalten, ohne tiefe Data-Science-Expertise zu benötigen, erleichtert datengetriebene Entscheidungen zudem erheblich. Und die Optimierung von Energie, Materialeinsatz und Logistik auf Basis smarter Prognosen schafft echten wirtschaftlichen Mehrwert.
Uwe Jürgens: Die Automatisierung von Routineaufgaben wie Angebotserstellung, Reporting, Forecasting oder Dokumentation verschafft gerade mittelständischen Unternehmen mehr frei verfügbare Ressourcen für echte Wertschöpfung. Darüber hinaus steckt in vielen Unternehmen enormes Know-how in Köpfen, Mails und Projekten, in wertvollen Maschinendaten, Service-Informationen oder Kundenmustern. Durch intelligente Such- und Assistenzsysteme hilft GenAI, dieses Wissen zu strukturieren und schnell zugänglich zu machen. Außerdem ermöglicht KI präzisere Kommunikation, passgenaue Angebote und ein tieferes Verständnis für Kundenbedürfnisse. Und GenAI unterstützt bei Produktentwicklung und Marktrecherche. Für mittelständische Unternehmen heißt das: Innovation wird skalierbar und beschleunigt sich.
Dirk Schawag: Ein großer Vorteil von GenAI für mittelständische Unternehmen ist die Möglichkeit, Effizienz zu skalieren, ohne vorhandene Strukturen „aufblähen“ zu müssen. Ob beim Controlling, der Angebotskalkulation oder im Kundenservice – KI ermöglicht größere Präzision und schnelleren Erkenntnisgewinn. Gerade Unternehmen, die über starkes Prozesswissen, aber eine begrenzte IT-Organisation verfügen, profitieren doppelt: Sie können Expertenwissen digitalisieren und standardisieren, ohne die Kultur des Unternehmertums zu verlieren. Der größte Mehrwert entsteht nicht dort, wo KI menschliche Erfahrung ersetzt, sondern wo sie sie ergänzt.
Was sollten Unternehmen beachten, damit sie GenAI sicher und verantwortungsvoll einsetzen können?
Björn Bartheidel: Ganz wichtig sind Governance und Compliance, also eine klare Definition von Richtlinien zu Datenschutz, Transparenz und Urheberrecht. Und auch die Qualität der Daten spielt eine zentrale Rolle, denn nur sauber aufbereitete, relevante und aktuelle Daten führen zu verlässlichen Ergebnissen. Ein ebenfalls entscheidender Grundsatz ist der „Human in the Loop“, denn KI ersetzt keine Verantwortung, und finale Entscheidungen bleiben immer beim Menschen. Ebenso essenziell ist die Sicherheitsarchitektur: Der Schutz sensibler Informationen muss durch geprüfte, vertrauenswürdige Plattformen gewährleistet sein. Und schließlich sollten wir Ethik und Unternehmenskultur nicht vernachlässigen. Wir müssen das Bewusstsein im Umgang mit persönlichen Daten, Fairness und gesellschaftlicher Wirkung aktiv fördern.
Uwe Jürgens: KI bleibt nur mit klaren Regeln für Datenzugang, -verarbeitung und -speicherung vertrauenswürdig. Das bedeutet: Datenquellen offenlegen, Einwilligungen respektieren, keine sensiblen Inhalte wahllos einspeisen. Genauso wichtig sind Testphasen, Trainingsdaten-Checks, menschliche Kontrolle und eine umfassende Governance, um Fehler oder falsche Entscheidungen zu vermeiden. Und zu guter Letzt müssen KI-Entscheidungen nachvollziehbar sein, denn nur transparente Kommunikation schafft Akzeptanz. Es muss klar definiert sein, wer KI nutzen darf, wer die Ergebnisse prüft und wer die Gesamtverantwortung trägt.
Dirk Schawag: Verantwortungsvoller Einsatz von KI beginnt mit klarer Governance: Wer darf was, mit welchen Daten und welchem Ziel? Unternehmen sollten Datenqualität und Informationssicherheit genauso priorisieren wie Innovationsfreude. Transparente Regeln und ein solides Verständnis der Herkunft und Grenzen von KI-Datenausgaben schaffen sowohl intern als auch extern Vertrauen. Für mich gilt: Nur wer Nachvollziehbarkeit und Compliance ernst nimmt, kann langfristig Vertrauen in KI-Anwendungen aufbauen.
Wenn KI wirklich alles könnte, was würden Sie sich abnehmen lassen?
Uwe Jürgens: Da gibt es einiges! An erster Stelle würde ich mir in Vorbereitung auf Forecast-Meetings belastbare Einschätzungen von Opportunities zu Commit und Upside geben lassen. Auch die optimale Preisgestaltung, um Deals zu gewinnen, wäre ideal. Darüber hinaus: Terminorganisation mit Kunden, automatisierte Kundenansprache und Lead-Generierung, Datenpflege in Salesforce, E-Mail-Filterung sowie die Vorbereitung und Organisation von Events.
Dirk Schawag: Ganz klar: Bürokratie. Ich würde mir wünschen, dass KI Routineaufgaben wie Reporting-Validierungen, Dokumentenprüfungen oder Analysen komplett automatisiert, damit wir mehr Zeit für Strategie, Menschen und Entscheidungen gewinnen. Denn echte Transformation entsteht nicht aus mehr Kontrolle, sondern aus mehr Gestaltungsfreiheit.
