Power Automate SAP Integration Lösungen

Integration der Microsoft Power Platform mit SAP: Vier Beispielszenarien

Nach den allgemeinen Vorteilen einer Integration von Microsoft und SAP betrachten wir in diesem Beitrag vier konkrete Szenarien für die Kombination von SAP-Anwendungen mit der Microsoft-Power-Plattform – und welcher Nutzen für Unternehmen daraus entsteht.

Dreamteam Microsoft Power Platform und SAP

Die Microsoft Power Platform ist eine Lösungs-Suite, mit der Unternehmen ihre Businessprozesse verbessern und effizienter gestalten können. Schlüssel dieser Optimierung ist die Integration von geschäftskritischen Abläufen, beispielsweise von SAP-Prozessen, über Ökosysteme hinweg. Diese Verknüpfung und die damit zusammenhängende Datenintegration erfolgt mithilfe bestimmter Konnektoren, die entweder direkt von Microsoft bereitgestellt werden, oder – durch einen versierten Dienstleister – entwickelt werden können. Können die unterschiedlichen Systeme dann miteinander kommunizieren, ist das die Voraussetzung für das Kernziel dieser Integration: eine reibungslose Interaktion mit businessrelevanten SAP-Anwendungen im Arbeitsalltag.

Die Komponenten der Microsoft Power Platform und Ihre Funktionen

Die Microsoft Power Platform besteht insgesamt aus vier Komponenten, die in verschiedenen Bereichen und für unterschiedliche Zwecke eingesetzt werden:

Power Apps

Mit Power Apps können Mitarbeiter über kleine, zweckmäßige Anwendungen einfach mit anderen Softwarelösungen wie SAP interagieren. Der Low Code-Ansatz ermöglicht es auch Anwendern ohne umfassende Programmierkenntnisse, schnell eigene Lösungen zu entwickeln.

Power Automate

Über Power Automate lassen sich spezielle SAP-Businessprozesse über Plattform-Grenzen hinweg automatisieren. Hierbei stehen Anwendern zwei grundlegend verschiedene Automatisierungstechnologien zur Verfügung: eine für Automatisierungen in einer Cloud-Umgebung (IPaaS) und eine Variante für Robotic Process Automation (RPA) auf Client-Ebene.

Power BI

Power BI ist ein Analytics-Tool, über das sich Daten aus verschiedenen Systemen, beispielsweise SAP, aufbereiten und visualisieren lassen. Diese Aufbereitung und Analyse des erweiterten Datenpools mit entsprechenden statistischen Modellen sowie deren Visualisierung durch Reports und Dashboards fördern neue Erkenntnisse zutage. Diese sind dann wiederum Basis für bessere, informierte Entscheidungen.

Power Virtual Agents

Mit Power Virtual Agents lassen sich Chatbots erstellen, die es Anwendern beispielsweise erleichtern, über eine bekannte Benutzeroberfläche (z. B. Microsoft Teams) unkompliziert auf relevante Daten aus dem SAP-Backend zuzugreifen. Diese Unterstützung verbessert das Nutzererlebnis und steigert die Effizienz im Umgang mit unternehmenskritischen SAP-Systemen.

Arbeiten in gewohnter Umgebung – ein Beispielszenario für Power Apps

Ein Mitarbeiter möchte in SAP einen Fertigungsauftrag anlegen. Arbeitet er täglich im SAP-System, ist das für ihn ein Routinejob. Er weiß ganz genau, wo er welche Eingaben machen muss. Anders sieht es bei den Kollegen aus, die nur ab und zu mit der SAP GUI zu tun haben. Sie wissen nicht auf Anhieb, was genau zu tun ist und müssen sich im Zweifelsfall erst noch einmal die entsprechenden Dokumentationen und Anleitungen durchlesen. Noch dazu müssen sie sich vorher eventuell umständlich über ein VPN einloggen, um überhaupt Zugriff auf das SAP-Backend zu bekommen. Das kostet Zeit und sorgt häufig für Frustration.

Hier kommen die Power Apps ins Spiel: Mit dieser Technologie lässt sich eine Anwendung erstellen, über die der gesamte Prozess auf einer einheitlichen, individuell konfigurierbaren Benutzeroberfläche abgewickelt werden kann. Vom Zusammenstellen der Daten über interne Freigaben bis zum Übertragen der Informationen in das SAP-System und die entsprechenden Bestätigungen: Alles erfolgt nerven- und ressourcenschonend über ein gewohntes und intuitiv bedienbares Frontend.

Statistikmodelle mit Power Automate Erstellen

Rechnung begleichen leicht gemacht – ein Beispielszenario für Power Automate

Die Rechnung eines Lieferanten trifft via E-Mail ein. Bevor die Rechnung beglichen werden kann, müssen zunächst zahlreiche Standardprozesse in SAP ablaufen. Diese reichen von der Erfassung der Rechnung durch manuelle Eingabe entsprechender Kennzahlen im System über die Zuordnung zu einem bestimmten Vorgang bis hin zur eventuell nötigen Freigabe des dafür vorgesehenen Budgets.

Schneller und einfacher geht es mit einer Automatisierungslösung auf Basis von Power Automate. Hier kommen die erwähnten Konnektoren ins Spiel, die eine direkte Integration verschiedener SAP- und Microsoft-Lösungen ermöglichen: Das Eintreffen der Rechnungs-E-Mail in Exchange Online ist der Trigger für Power Automate, welches das angehängte PDF erfasst. Entsprechende KI-Komponenten erkennen das Dokument als Rechnung, und die Lösung überträgt die entsprechenden Kennzahlen automatisch in SAP. Weitere Schritte wie eine Bestätigung oder die Freigabe durch Budgetverantwortliche werden über automatisch generierte Nachrichten angestoßen.

Weniger Ausschuss und mehr Qualität – ein Beispielszenario für Power BI

Ein Fertigungsunternehmen bemerkt starke Schwankungen hinsichtlich Produktqualität und Ausschuss. Als zentrales ERP-System nutzt es SAP, im Shopfloor wird für die Maschinensteuerung zudem ein Manufacturing Execution System (MES) eines anderen Anbieters verwendet. Darüber hinaus sammeln zahlreiche Sensoren wichtige Produktions- und Umgebungsdaten wie Temperatur, Druck oder Materialbeschaffenheit, die in der Azure Cloud zusammenlaufen.

Daten gibt es also genug. Doch erst, wenn die Informationssilos der verschiedenen Quellen in einer zentralen Lösung wie Power BI zusammengeführt, die Daten aufbereitet und mithilfe entsprechender Statistikmodelle ausgewertet werden, ergibt sich ein lückenloses Gesamtbild. Dann zeigt sich möglicherweise schnell, dass eine vorher nicht bemerkte Temperaturschwankung – beispielsweise durch eine nicht geschlossene Tür – für einen rapiden Abfall der Produktionsqualität verantwortlich ist. In diesem Fall lässt sich schnell eine Gegenmaßnahme einleiten und Abhilfe schaffen, was Produktqualität und Anlageneffizienz signifikant steigert.

Der digitale Kollege – ein Beispielszenario für Power Virtual Agents

Ein Anwender will aktuelle Informationen zu einem in SAP hinterlegten Produkt. Ist er nicht täglich im SAP-System unterwegs und mit den entsprechenden Standardprozessen vertraut, kann dieses „schnelle Abrufen“ mitunter viel Zeit in Anspruch nehmen und alles andere als „schnell“ sein.

Abhilfe leistet ein mit Power Virtual Agents erstellter Chatbot. Dank der Verknüpfung der Microsoft Power Platform mit SAP und der entsprechenden Datenintegration kann der „digitale Helfer“ auf das SAP-Backend zugreifen und dafür ganz einfach kontaktiert werden, beispielsweise via Teams. Dann reicht eine kurze Nachricht im Chat wie „Items“, um den Dialog anzustoßen. Anhand entsprechender Nachfragen und Spezifikationen – zum Beispiel der Produkt-ID – werden die gewünschten Informationen für Produkt XY direkt in Teams angezeigt, ohne ein vorheriges Log-in im SAP-System. Und das ist nur ein Beispiel. Je nach Konfiguration mit Power Virtual Agents unterstützt der „Kollege“ bei unterschiedlichsten Vorgängen – von Bestellungen über Preis-Updates bis hin zur Rechnungsstellung.

Holen Sie das Maximum aus SAP und der Microsoft Power Platform

Die Integration der Microsoft Power Platform mit SAP verbessert die Steuerung und Effizienz businesskritischer Prozesse und vereinfacht den Umgang mit dem unternehmensweiten „ERP-Rückgrat“. Doch manche Abläufe und Funktionen sind so individuell, dass sich nicht jeder Standard und jedes Template 1:1 darauf anwenden lässt. Deshalb: Sprechen sie mit unseren Experten. Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine Lösung und stellen sicher, dass sie alle Vorteile aus der Kombination von Microsoft Power Platform und SAP optimal nutzen können.

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