SAP Prozess Automation mit Beispielen Erklaert

SAP Process Automation einfach erklärt

Digitale Transformation ist kein Selbstzweck, sondern hat neben dem Ziel der Entwicklung neuer, digitaler Geschäftsmodelle auch den Vorteil effizienter Prozesse. Lösungen wie SAP Process Automation geben Mitarbeitern mehr Zeit für kreative, wertschöpfende Aufgaben und lagern wiederkehrende Prozesse wie das Übertragen von Daten oder das Befüllen von Listen an digitale Helfer aus.

Was ist SAP Process Automation?

Unter dem Begriff SAP Process Automation fasst SAP eine Reihe von Lösungen zusammen, mit denen Anwender sich ständig wiederholende Prozesse automatisieren können. Das führt zu einer effizienteren Abarbeitung von Aufgaben und das bei gesteigerter Mitarbeiterzufriedenheit. Ein Vorteil: Dank visueller Tools auf Low-Code- und No-Code-Basis können auch Kollegen ohne Programmierkenntnisse tätig werden. Sie erstellen dann ganz einfach per Drag and Drop eine Automatisierungsregel, ein Formular oder einen Prozessablauf, um mehr Freiraum für wirklich wichtige Tätigkeiten zu haben.

SAP Process Automation – die wichtigsten Tools

Beim Einsatz von SAP Process Automation stehen vor allem zwei Tools im Mittelpunkt. Beide laufen auf der Business Technology Platform und nutzen integrierte KI-Kapazitäten, von deren Vorteilen alle Nutzer direkt profitieren können – auch wenn ihnen gerade kein Data Scientist zur Seite steht. Zudem gibt es im SAP Process Automation Store ein breites Repertoire an bereits bestehenden Vorlagen, die das Erstellen neuer Regeln und Prozesse noch einfacher machen. Dazu gehören mehrere Hundert branchenspezifische Bots, Workflows und Komponenten, die mit SAP und Drittanbieter-Software interagieren.

Effiziente Arbeitsabläufe mit SAP Workflows

Das gesamte SAP-Ökosystem fußt auf standardisierten Prozessen, die lösungs-, abteilungs- und anwenderübergreifend miteinander verzahnt sind. Dabei ist die Reihenfolge der einzelnen Schritte in den meisten Fällen genau festgelegt, und bestimmte Freigaben und Genehmigungen sind Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf. Das heißt auch: Je umfassender die Zahl der beteiligten Instanzen ist, umso komplexer gestaltet sich der Prozessdurchlauf.

Mit SAP Workflows können Unternehmen Arbeitsvorgänge und geschäftsrelevante Prozesse in SAP erweitern sowie eigene Abläufe definieren, anpassen und kontinuierlich verbessern. Mithilfe des Process-Editors, einem intuitiven No-Code-Visualisierungstool, lassen sich die entsprechenden Vorgänge und die involvierten Geschäftsbereiche übersichtlich darstellen. Anschließend können Verzweigungen, Automatisierungen, sekundäre Workflows oder Content aus einer Bibliothek hinzugefügt werden, um die Abhängigkeiten und erforderlichen Freigaben berücksichtigen zu können. Umfasst der Standardprozess fest definierte Anträge oder andere Dokumente, kommt der Form-Editor zum Einsatz. Mit ihm können Anwender aus Text, Zahlen und Datumsfeldern, Dropdown-Menüs oder Auswahlboxen ganz einfach entsprechende Formulare zusammenstellen.

SAP Workflows – ein Beispielszenario

Die Vorteile von SAP Workflows lassen sich am besten an einem Prozess aufzeigen, an dem viele verschiedene Personen beteiligt sind. Nehmen wir zum Beispiel das Onboarding eines neuen Mitarbeiters, angefangen vom ersten Arbeitstag bis zum Ende der Probezeit. Hier gibt es verschiedene Phasen, die wiederum aus mehreren parallel zu erledigenden Aufgaben bestehen und deren chronologische Reihenfolge und Abhängigkeiten in SAP Workflows abgebildet werden können.

Angestoßen wird der Workflow nach der Vertragsunterzeichnung mit einem Formular, das neben dem Namen des neuen Kollegen auch die Adresse, das Startdatum und den Namen des Vorgesetzten enthält. Der erste Aufgabenblock umfasst das Einrichten des neuen Arbeitsplatzes. Das heißt, IT und Office Manager bekommen eine Benachrichtigung, damit vor dem ersten Arbeitstag vom Schreibtisch über Equipment bis hin zu E-Mail und anderen Accounts alles bereitsteht. Erst wenn das erledigt ist, können die nächsten im Tool abgebildeten Prozesse angegangen werden. Dann übernimmt der Vorgesetzte im nächsten Schritt die Einführung, bespricht die Zielsetzung und die geplanten Projekte. Nach dem Ende der Probezeit erfolgt eine Fortschrittskontrolle durch den HR-Assistenten und – im Falle eines positiven Ergebnisses – das Ende des Onboarding-Prozesses.

SAP Workflows Prozesse im Uberblick

Einfache Datenpflege mit SAP iRPA

Ein großer Teil der täglichen Arbeit mit SAP besteht aus Stammdatenpflege. Es geht beispielsweise darum, Datensätze mithilfe von Informationen aus Drittsystemen zu erstellen und zu pflegen. Das sind häufig simple Kopiervorgänge, bei denen der Anwender Informationen zwischen Dokumenten und Anwendungen hin- und herschiebt. Eine langweilige, aber notwendige Aufgabe, die sehr viel Zeit in Anspruch nimmt und aufgrund ihrer Monotonie auch fehleranfällig ist.

Hier kommt SAP iRPA ins Spiel. Mit diesem SAP Process Automation Tool für Robotic Process Automation (RPA) können Anwender ganz einfach nach dem Drag-and-Drop-Prinzip Bots konfigurieren, die diese Aufgaben auf Ebene der Benutzeroberfläche automatisch selbst übernehmen. Dann öffnet der Bot beispielsweise ein Mailprogramm, erstellt und versendet eine Mail und schließt die Anwendung dann wieder. Der User wird über den Vorgang informiert, muss aber sonst nichts weiter tun – es sei denn, seine ausdrückliche Genehmigung wurde im RPA-Prozess zur Bedingung gemacht. Integrierte KI-Technologie sorgt dafür, dass bestimmte Zahlen, Texte und Begriffe in Dokumenten erkannt und richtig zugeordnet werden.

SAP iRPA – ein Beispielszenario

Gehen wir von folgendem immer wiederkehrenden Szenario aus: Die Rechnung eines Lieferanten kommt per Mail in Outlook an. Damit sie beglichen werden kann, sind die auf dem Dokument vermerkten Informationen (zum Beispiel Rechnungsnummer, Auftragsnummer, Bestellnummer und Betrag) ins SAP-System zu übertragen. Denn erst, wenn der Rechnungseingang dort mit den schon vermerkten Abläufen in Beziehung gesetzt ist, kann der Standardprozess mit der Bezahlung des Dienstleisters abgeschlossen werden.

Um dieses Übertragen nicht zeitaufwendig per Hand durchführen zu müssen, stellt das SAP Process Automation Tool eine Komponente für einen spezialisierten Bot zur Verfügung. Dieser erkennt den Anhang der Mail in Outlook als Rechnung, bestimmt, extrahiert und validiert mithilfe eines KI-Modells alle relevanten Werte und Daten und hinterlegt sie automatisch in SAP. Darüber hinaus lässt sich der Bot mit SAP iRPA so programmieren, dass er nach dem Hinterlegen im SAP-System direkt einen Workflow anstößt und so mit SAP Workflow gleich ein weiteres Tool von SAP Process Automation nutzt.

 Prozessautomatisierung leicht gemacht

SAP Process Automation bietet Unternehmen einen leichten Einstieg in eine effizientere Steuerung von Prozessen in SAP-Anwendungen. Gleichzeitig läutet SAP Process Automation den Einstieg in das Zeitalter der Citizen-Developer ein. Hier soll das Business in die Entwicklung von IT-Lösungen stärker mit eingebunden werden. Doch nicht jeder Standardprozess eignet sich für die teils sehr individuellen Anforderungen von Unternehmen. Unsere Experten unterstützen Sie dabei, langweilige und redundante Abläufe zu automatisieren – und Ihren Mitarbeitern so Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zu verschaffen.

Sprechen Sie
mit unserem Experten!
Sinan Ioannidis Robotic Process Automation Berater
Sinan Ioannidis
Team Manager
Process Automation
Excellence
Email schreiben
+49 162 415 9100
Globales SAP Hosting Private Cloud Case Study Syntax

Whitepaper

Ausgewählte Posts

Virtuelle Führung: Top-Herausforderungen und effiziente Lösungen

Virtuelle Führung: Top-Herausforderungen und effiziente Lösungen

Hybride Arbeit erhöt Produktivität

4 Mythen der hybriden Arbeit

Digitalisierung Lieferketten Diskrete Fertigung

Digitalisierung in der Produktion – fünf Herausforderungen für Unternehmen

SAP Gold Partner Syntax Logo
Zertifierter SAP Berater Logo
Microsoft Partner Cloud Computing Award Logo

Syntax AWS Premier Consulting Partner Siegel

SAP Consulting AMS Champion Siegel