Virtuelle Führung: Top-Herausforderungen und effiziente Lösungen

Angesichts einer globalisierten Wirtschaft mit internationalen Niederlassungen wird es immer wichtiger, verteilte Mitarbeiter zu koordinieren. Zudem hat Corona das Modell „hybride Arbeit“, also eine Arbeitsplatzkombination aus Büro und Remote Work, begünstigt. Gerade dieses asynchrone Arbeiten braucht eine neue Form des Managements – Stichwort: virtuelle Führung. Technologie ist eine solide Basis hierfür.

Der menschliche Faktor

Hybrid Work bringt zwar viele Vorteile mit sich wie Flexibilität und Skalierbarkeit, jedoch entfällt ein wichtiger Faktor: der persönliche Kontakt. Große Meetings mit internationalen Kollegen werden zur Herausforderung, das zufällige Gespräch auf dem Flur oder in der Kaffeeküche entfällt. Eine Aufgabe der virtuellen Führung ist es, dieses Manko aufzufangen: Eine Führungskraft muss sicherstellen, dass alle Mitarbeiter auch im Remote- oder Hybrid-Work-Modus immer auf dem Laufenden sind – und nicht die Verbindung zu den Unternehmenszielen verlieren. Die Leadership-Rolle ändert sich mit der Distanz: Der Schwerpunkt verschiebt sich von Kontrolle zu Enablement der Mitarbeiter mittels Methoden, Tools und der individuell benötigten Unterstützung.

Vorhandene Tools maximal nutzen

Technologie kann den menschlichen Faktor zwar nicht ersetzen, aber bis zu einem gewissen Grad kompensieren. Virtuelle Führung (oder hybride Führung) wird von unterschiedlichen Microsoft-Office-365-Tools unterstützt, die den Vorteil haben, dass zahlreiche Unternehmen bereits seit Langem Microsoft-Technologie nutzen und benötigte Lizenzen schon vorhanden sind. Die Mitarbeiter werden also in einer „Komfortzone“ abgeholt, in der neue Tools und Funktionen in eine bereits bekannte IT-Welt (z. B. Microsoft Teams) integriert sind.

Ein kompetenter IT-Dienstleister wie Syntax berät Unternehmen bei der Auswahl der richtigen Lösung, indem er vorab klärt, welche speziellen Anforderungen es gibt, welche Tools bereits vorhanden sind und in welcher Reihenfolge die Einführung weiterer Applikationen erfolgen sollte. Die Experten helfen beim Aufbau einer Infrastruktur, in der neue Tools bestmöglich mit angrenzenden Systemen, beispielsweise einer SAP-Lösung für Preisgestaltung, interagieren. Im besten Fall löst ein neues Tool mehrere vorhandene ab und wirkt somit dem IT-Wildwuchs und abteilungsbezogenen Insellösungen entgegen – was gleichfalls die Komplexität für die hybride Führung reduziert.

Kommunikation – das A und O für virtuelle Teamarbeit

Hybrid Work – und damit auch die hybride Führung – erfordert zudem ein angepasstes Mindset. Dazu gehört vor allem, trotz der räumlichen Distanz ein Teamgefühl („das Wir“) aufzubauen, damit alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen. Zusätzlich erschweren oft Unterschiede zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten eine einheitliche Informationskultur. Im Sinne der virtuellen Führung ist es daher wichtig, im Vorfeld Absprachen zu treffen und Prozesse festzulegen, um eine reibungslose Kooperation zu gewährleisten. Entscheidend ist, dass man sich auf bestimmte Kommunikationskanäle für verschiedene Anwendungsfälle einigt (beispielsweise Instant Message, E-Mail oder Videokonferenz) und den Mitarbeitern die dazu passende digitale Kompetenz mitgibt.

Microsoft Power BI für mehr Transparenz

Ein wichtiger Aspekt ist der Austausch zwischen Führung und Mitarbeitern. Bei Remote Work ist es insbesondere erforderlich, Transparenz und Sichtbarkeit herzustellen. Ein automatisiertes Reporting mit Microsoft Power BI sorgt zum Beispiel dafür, dass die Führungskraft jederzeit auf dem Laufenden ist, was gerade in den einzelnen Teams läuft. Dies wirkt der Unsicherheit entgegen, ob Mitarbeiter wirklich produktiv sind, die unter Umständen aufgrund der räumlichen Distanz entsteht.

Microsoft Planner für Koordination und Austausch

Ein nutzerfreundliches Tool für Projektmanagement, das eine einfache Koordination von Aufgaben per Drag & Drop ermöglicht, ist Microsoft Planner. Das Tool ist in Microsoft Teams integriert und Bestandteil der Office-365-Suite. Optionen zum Filtern und zur Erstellung von Tags erleichtern die Selbstorganisation maßgeblich. Das Kanban-Board zeigt auf einen Blick, wer an welchem Projekt arbeitet, so dass sich Kollegen bei ähnlichen Themen austauschen und unterstützen können. Für den Einsatz von Microsoft Planner werden keine extra Lizenzen benötigt, und es gibt keine Systembrüche. Mitarbeiter können sich zum Beispiel zentral aus Microsoft Teams heraus zum Status von Projekten informieren.

Employee Experience: Wertvolle Talente binden

Eine optimale Einbindung aller Mitarbeiter ist eine besondere Herausforderung für die virtuelle Führung. Eine positive Employee Experience ist eine wichtige Voraussetzung, um Teams zusammenzuhalten und zu verhindern, dass remote Arbeitende den Draht zum Unternehmen verlieren – also letztlich, um Talente zu halten. Eine zentrale Plattform stellt sicher, dass alle „on the same page“ sind – egal, ob sie im Büro oder von zu Hause aus arbeiten. Gleichzeitig verhindert ein allgemein akzeptiertes Tool die Entstehung von IT-Parallelwelten.

Microsoft Viva als Enablement Booster

Eine Employee Experience Platform wie Microsoft Viva unterstützt virtuelle Führung, indem sie Teamarbeit mit einer Vielzahl von Modulen (zu Kommunikation, Lernen, Ressourcen und Feedback) abbildet und dafür sorgt, dass jeder Mitarbeiter optimal mit dem Unternehmen vernetzt ist.

Viva-Module Goals und Insights für besseres Alignment

„Goals“ verknüpft einzelne Aufgaben und Projekte mit den übergeordneten Unternehmenszielen (Objectives and Key Results – OKRs). Das schafft Klarheit hinsichtlich der Prioritäten und vermittelt ein Gefühl der eigenen Relevanz für die Erreichung von Zielen. „Insights“ holt Mitarbeiter-Feedback ein und gibt Führungskräften somit einen wertvollen Einblick in die aktuelle Stimmungslage.

Viva – Growth-Module für Wissenserweiterung

„Learning“ stellt in Microsoft Teams und Microsoft 365 integrierte Lernprogramme bereit. Es ermöglicht Social Learning und gemeinsame Trainings für Teams sowie den Austausch von Lerninhalten. „Topics“ dienen dem Knowledge-Management: Mitarbeiter bekommen kontextgebundene Wissensinhalte zu Projekten, Produkten, Kunden und Branchen als „Topic Cards“ in Outlook, Microsoft Teams, SharePoint, Search und anderen Microsoft-365-Anwendungen präsentiert.

Onboarding: Virtuell und trotzdem persönlich

Der „War for Talents“ ist im virtuellen Raum nicht weniger akut. Im Gegenteil: Das Finden und Einbinden von neuen Arbeitskräften werden in einem hybriden Arbeitsumfeld zu einer besonders anspruchsvollen Aufgabe für Führungskräfte. Ein virtuelles Onboarding muss den fehlenden persönlichen Kontakt mit Kollegen und Vorgesetzten ausgleichen, der entscheidend für eine gute Eingewöhnung und langfristige Bindung an das Unternehmen ist. Manager sollten – unabhängig von der räumlichen Distanz – regelmäßig 1:1-Gespräche mit ihren neuen Mitarbeitern suchen. Microsoft beispielsweise stellt zudem einen dedizierten „Onboarding Buddy“ bereit, der sich um neue Kollegen kümmert.

Microsoft Power App für Onboarding Tasks sichert reibungslosen Start

Empfehlenswert ist ein Tool für virtuelles Onboarding, das eine Abbildung der persönlichen Interaktion in automatisierten Prozessen ermöglicht. Eine Microsoft Power App für Onboarding Tasks ermöglicht z. B. das Hinzufügen neuer Kollegen zu Microsoft Teams und die direkte Zuordnung über Azure Active Directory. Jeder Neuling bekommt zudem eine persönliche Begrüßung im Team. Eine App für Ideensammlungen, in der jeder sein Feedback zum Onboarding-Prozess geben kann, stellt sicher, dass dieser sukzessive verbessert wird.

Hybride Führung muss Mensch und Technologie zusammenbringen

Hybride Arbeitsmodelle stellen ganz neue Herausforderungen an Führungskräfte – Leadership as usual funktioniert nicht mehr. Virtuelle Führung muss den steigenden Bedarf an Information, Transparenz und Kommunikation bedienen, der damit einhergeht, dass zumindest ein Teil der Belegschaft remote arbeitet. Das bedeutet die Gratwanderung, eine Umgebung zu schaffen, in der Ergebnisse erzielt werden und sich alle Mitarbeiter gleichermaßen eingebunden und geschätzt fühlen – unabhängig von ihrem aktuellen Arbeitsort. Hybride Führung funktioniert allerdings nur dann, wenn das Management die digitale Kultur vorlebt, die Voraussetzung für eine effiziente Kooperation verteilter Teams ist.

Syntax hilft Unternehmen, eine passende Infrastruktur und entsprechende Methoden aufzubauen, die die Kollaboration in einem hybriden Arbeitsumfeld optimieren. Und sorgt dafür, dass Mitarbeiter abgeholt werden, um zu vermeiden, dass jede Abteilung oder jede Arbeitskraft ihr eigenes „Süppchen“ kocht. Wird ein positives Mindset für das Technologieumfeld geschaffen, lässt sich das volle Potenzial aus Hybrid Work und verteiltem Arbeiten erschließen

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