Eine Transformation alter SAP-Systeme hin zu S/4HANA ist mehr als der Wechsel auf ein neueres ERP-System. Unternehmen müssen diese Umstellung auch als Chance und Treiber für die digitale Transformation insgesamt begreifen. Für einen reibungslosen Übergang sollten IT-Verantwortliche neben der eigentlichen Technologie bestimmte Themen rechtzeitig ins Auge fassen, um sich und ihrem Team unnötigen Stress zu ersparen.
Leichtere Stammdatenpflege mit SAP Business Partner
Wer eine S/4HANA-Transformation angeht, sollte sich schon im Vorfeld mit den neuen Möglichkeiten zur Stammdatenpflege auseinandersetzen. In der „alten“ SAP-Welt wurde einem Business Partner in der gleichnamigen SAP-Lösung eine von zwei Funktionen zugeordnet: Er war entweder Lieferant oder Kunde. So hatte ein Unternehmen, das beispielsweise neue Metallplatten zur Bearbeitung anliefert und das angefallene Altmetall wieder mitnimmt, zwei verschiedene Business-Partner-Rollen in SAP.
S/4HANA konsolidiert diese Rollen und strukturiert sie neu, um die Pflege der Stammdaten weiter zu vereinfachen und zu harmonisieren. Hier kann ein Business Partner Kunde und Lieferant gleichzeitig sein. Die Umstellung auf diese neue Kategorisierung kann und sollte bereits im alten SAP-System erfolgen, damit während und nach der Transformation zu S/4HANA keine Verwirrung entsteht und alle Geschäftspartner mit sämtlichen Rollen korrekt im System erfasst sind.
Einfachere Verfolgbarkeit und Produktänderungen mit SAP Product Versions
Auch um die vorgeschriebene Einführung von Fertigungsversionen (Product Versions) in der „neuen Welt“ können und sollten sich IT-Verantwortliche noch vor der eigentlichen S/4HANA-Transformation kümmern. Fertigungsversionen sorgen durch umfassende Nachverfolgbarkeit zum einen für mehr Transparenz bei Geschäftsprozessen. Zum anderen lassen sich mit ihnen geringfügige Änderungen – wie zum Beispiel der Wechsel eines eingesetzten Bauteils – schnell und unkompliziert erfassen. Vor S/4HANA mussten in SAP in einem solchen Fall extra verschiedene Materialien angelegt werden.
Das Anlegen von Fertigungsversionen ist bei älteren SAP-Systemen nicht zwingend erforderlich. Um die S/4HANA-Transformation jedoch so reibungslos wie möglich zu gestalten, sollten IT-Verantwortliche sie bereits vor dem eigentlichen Umstieg in den alten Architekturen etablieren. Das erleichtert einen nahtlosen Übergang in die neue SAP-Welt.
Security und Berechtigungsmanagement auf den Prüfstand stellen
Eine geplante Transformation zu S/4HANA ist ein guter Anlass, die Security-Maßnahmen rund um die SAP-Landschaft einer genaueren Analyse zu unterziehen. Ein komplexes und gleichzeitig extrem wichtiges Thema ist in diesem Zusammenhang das Berechtigungsmanagement. Denn viele Unternehmen nutzen nicht die von SAP vorgegebenen, sondern individuell erstellte Rollen mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen. Umso wichtiger ist es sicherzustellen, dass man den Überblick über die zahlreichen Rollen und Berechtigungen nicht verliert.
Abhilfe schaffen Lösungen wie die Authorizations Management Suite unseres Partners Xiting. Hier lassen sich entsprechende Rollen auf Basis des Ist-Zustands schon im „alten“ SAP konfigurieren und als Testrollen anlegen. Diese werden vor dem Go-live angepasst und dann einfach übernommen. Parallel dazu empfiehlt sich idealerweise die Einführung eines automatisierten, zeit- und kosteneffizienten Security Monitorings auf Basis von Best Practices.
Parallele Buchführung gemäß internationalen Anforderungen
Controlling und Buchhaltung orientieren sich klassisch an nationalen Rahmenregelungen, in Deutschland beispielsweise am Handelsgesetzbuch (HGB). International aufgestellte Unternehmen sollten ihre Abrechnungen im Sinne einer parallelen Buchführung aber auch an internationale Richtlinien und Vorgaben wie US-GAAP oder den IFRS in der EU anpassen. Das hat unter anderem den Vorteil, dass einer geplanten Expansion in die betreffende Region nicht erst ein langwieriger Angleichungsprozess in der Buchführung vorausgehen muss.
Da diese teils komplexen Prozesse auch in der SAP-Architektur abgebildet werden müssen, ist eine S/4HANA-Transformation ein guter Anlass, um eine solche parallele Buchführung zu implementieren. Wer sein Abrechnungssystem schon vor dem tatsächlichen Umstieg in die neue SAP-Welt rechtzeitig anpasst, spart sich eine Menge Zeit und Nerven.
Unkomplizierte und richtlinienkonforme Archivierung von Stammdaten
Geschäftsrelevante Daten, die in SAP-Systemen erstellt und verwaltet werden, müssen aufgrund rechtlicher Anforderungen mehrere Jahre aufbewahrt werden. Ihre Archivierung führt häufig dazu, dass die entsprechenden SAP-Applikationen immer mehr Speicherplatz benötigen. Das macht sie langsamer, teurer, schwerer zu managen – und bremst zudem eine effiziente Transformation zu S/4HANA.
Deshalb empfiehlt es sich, für eine regelmäßige Archivierung dieser Daten die Public Cloud zu nutzen. Lösungen wie CxLink Archive von Syntax speichern und archivieren Daten aus SAP-Applikationen außerhalb der eigentlichen SAP-Umgebung in der AWS-Cloud. So können Unternehmen die zentral archivierten Daten in unterschiedlichste SAP-Applikationen weltweit einbinden und den Umstieg auf S/4HANA ohne „Karteileichen“ in den Datenbanken bewerkstelligen.
Stressfreier Umzug dank strategischer Roadmap
Egal, ob Brownfield, Selected oder Hybrid – eine S/4HANA-Transformation aus dem aktuellen Ist-Zustand bedeutet immer ein umfangreiches und anspruchsvolles Projekt. Zudem stellt sich die Frage: Ist die S/4HANA Cloud, beispielsweise betrieben auf eine Public Cloud-Plattform, eventuell eine valide Alternative? Es gibt also viel zu beachten und zu analysieren, doch IT-Verantwortliche können sich das Leben mit einer rechtzeitigen und vorausschauenden Roadmap ein wenig einfacher machen. Sie planen gerade Ihre Reise in die neue S/4HANA-Welt? Dann sprechen Sie mit unseren Experten. Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen, welche Maßnahmen heute schon umsetzbar sind, und entwickeln eine individuelle Strategie. Dann können Sie sich vor und während des Umzugs auf die wesentlichen Dinge konzentrieren.
mit unserem Experten!
