S/4HANA Cloud es la solución ideal para las empresas que no quieren operar por su cuenta su propio sistema SAP S/4HANA. SAP proporciona el sistema ERP mediante el modelo de Software como Servicio (SaaS) listo para funcionar. Es muy importante realizar un análisis exhaustivo de los objetivos y requisitos para determinar si el modelo SaaS es adecuado, y qué versión de SAP S/4HANA Cloud ofrece a la empresa los mejores beneficios a largo plazo.
Descripción breve de SAP S/4HANA Cloud
Operaciones, facturación y estándares: tres aspectos clave por los que S/4HANA Cloud se diferencia del clásico funcionamiento en un entorno local o incluso en una nube privada. Como proveedor de SaaS, SAP se encarga del funcionamiento, el mantenimiento del sistema y las actualizaciones de la solución. Los costes de la solución se facturan mensualmente en función de factores como el número de usuarios, la capacidad de computación reservada para el sistema y el volumen de datos o el espacio de almacenamiento necesario.
Su simplicidad requiere que los clientes adopten los procesos estándar proporcionados por SAP y, en función de ellos, ajusten en gran medida sus propios procesos.
Por lo tanto, antes de optar por SAP S/4HANA Cloud, es fundamental examinar en detalle en qué medida los requisitos de los procesos de SAP se pueden implementar en la empresa y qué efecto tendrá eso en la productividad. ¿Qué aporta un alto nivel de estandarización en términos de potencial de optimización? ¿En qué medida la ventaja diferencial de la empresa se atribuye a los procesos empresariales individuales? ¿Pueden cambiarse siquiera? Estas preguntas deben responderse antes de tomar una decisión a favor o en contra de una solución en la nube.
¿Cuáles son las ventajas de SAP S/4HANA Cloud?
SAP S/4HANA Cloud ofrece una serie de ventajas, en comparación con el funcionamiento tradicional en el entorno local:
Reducción del coste total de propiedad (TCO)
Con SAP S/4HANA Cloud, las empresas ya no necesitan reservar su propia capacidad de centro de datos para la ejecución de su sistema ERP. Esto es especialmente atractivo, ya que el cambio a S/4HANA a menudo entrañará la actualización de los sistemas de TI del centro de datos, con elevados costes de inversión asociados.
Escalabilidad
La solución en la nube permite a las empresas adaptar la capacidad de su sistema ERP según sus necesidades reales, en cualquier momento. De este modo, el número de usuarios y la capacidad de computación pueden aumentarse rápidamente cuando se producen picos de demanda, y posteriormente reducirse de nuevo con facilidad.
Estandarización
S/4HANA Cloud promueve la estandarización de los procesos empresariales. Como la solución SaaS prescribe la aplicación de estándares, las empresas pueden centrarse en lo que es importante. De ese modo, se evita el crecimiento incontrolado del sistema que suele ser responsable de los elevados costes operativos y de mantenimiento.
Eliminación de estructuras compartimentadas
Las empresas que anteriormente han operado varios sistemas SAP en paralelo (por ejemplo, para diferentes filiales nacionales) pueden utilizar S/4HANA Cloud para crear un sistema ERP central. Esto mejora la uniformidad y coherencia de los datos, da como resultado una mejor integración y promueve la colaboración.
Impulso estratégico para las TI
El paso a S/4HANA Cloud libera recursos y alivia la carga de los expertos en SAP de la empresa, que pueden centrarse en proyectos de TI de importancia estratégica y sentar las bases para nuevos modelos de generación de ingresos preparados para el futuro.
¿S/4HANA Cloud Essential Edition, Extended Edition o S/4HANA Private Cloud Edition?
SAP ofrece tres versiones de S/4HANA Cloud que se diferencian principalmente por el nivel de estandarización requerido. La versión más adecuada para una determinada empresa depende en gran medida de su situación específica y sus objetivos.
S/4HANA Cloud Essential Edition
La versión Essential Edition se centra en la uniformidad y los procesos empresariales estandarizados. Solo hay opciones muy limitadas para adaptar el sistema a las necesidades específicas del cliente. Todos los usuarios, independientemente de su rol, trabajan con la misma versión del software. La principal ventaja de esta configuración es que los clientes obtienen un sistema ERP ágil y fácil de gestionar, que es inmune al crecimiento incontrolado y al aumento vertiginoso de los costes.
S/4HANA Cloud Extended Edition
Extended Edition es una versión de nube privada de S/4HANA Cloud. Cada cliente mantiene su propia instalación de S/4HANA, y hay pocas limitaciones para realizar adaptaciones. Admite una configuración basada en roles, y el sistema SAP se puede integrar con los propios procesos de fabricación de la empresa, según sea necesario. Además, solo hay una actualización de la versión obligatoria por año.
S/4HANA Private Cloud Edition
La nueva versión Private Cloud Edition ofrece toda la gama de funcionalidades de S/4HANA con la máxima flexibilidad y capacidad de ampliación. De este modo, combina las ventajas de la nube con los puntos fuertes de una instalación local. Además del software, la solución incluye procesos de línea de negocio y procesos industriales para 25 sectores e industrias.
¿Cuánto tiempo debe preverse para una migración a S/4HANA Cloud?
La migración de datos y cargas de trabajo a S/4HANA Cloud se asemeja a un viaje. La duración del proceso —ya sean algunas semanas o varios meses— depende de diversos factores y no se puede predecir sin una investigación más pormenorizada. Además de las complejidades técnicas, que pueden diferir notablemente de una organización a otra, se debe elaborar una hoja de ruta realista sobre la base de dos cuestiones fundamentales:
¿Qué grado de complejidad tienen los procesos en mi organización?
Cuanto mayor sea el número de puntos de contacto entre los procesos de las diferentes áreas de la organización, más complejo será el viaje. Todos los prestadores de servicios, proveedores y demás socios que actualmente están conectados con su empresa mediante EDI también deben integrarse en la nueva arquitectura, al igual que otras soluciones SAP como SAP DMC en el entorno de producción. Se deben reubicar todos los procesos en la nube central S/4HANA Cloud para obtener la visión global transparente que se requiere para mejorar la eficiencia.
¿En qué medida estoy preparado para adaptar nuestros procesos a los estándares de SAP?
Si bien la personalización y la adaptación para la nube S/4HANA son generalmente posibles, suponen un enorme esfuerzo en términos de tiempo y recursos. Cuanto más se ajusten los procesos de la organización a las mejores prácticas de SAP (denominadas scope items), más rápido se realizará la conversión.
La duración y la complejidad del viaje también dependen, en última instancia, de tener una mentalidad y un guía adecuados. Si comprende el potencial transformador de la nube como punto de partida para lograr flujos de trabajo más eficientes y nuevos modelos de negocio, y confía en el apoyo de profesionales con experiencia en SAP y en la nube, evitará los posibles escollos y problemas con suficiente antelación y podrá llegar rápidamente a la meta.
¿Cómo se realiza la migración a S/4HANA Cloud?
Los parámetros que influyen en el éxito de la migración de un sistema ERP existente a SAP S/4HANA dependen del punto de partida. La definición de esa situación inicial forma parte de la fase estratégica clave, que debe completarse antes de la implementación.
Independientemente de cómo sean estos parámetros en detalle, en el caso de la Essential Edition la migración a S/4HANA Cloud casi siempre dará como resultado una implementación greenfield. Esto significa que el sistema y los procesos se establecerán desde cero. La oportunidad de reutilizar elementos existentes (un enfoque brownfield) es excepcional en este caso, ya que muy pocos sistemas SAP de producción cumplen con los estándares requeridos por S/4HANA Cloud.
Para migrar a la versión Extended Edition o a S/4HANA Private Cloud, cualquiera de los dos modelos de implementación es posible. No obstante, aquí también las soluciones greenfield ofrecen al cliente la oportunidad de aprovechar la implementación de S/4HANA para someter sus sistemas y procesos a una inspección exhaustiva. Después de todo, incluso si las empresas tienen un mayor margen de flexibilidad aquí, el paso a la nube debería priorizar la estandarización de los procesos.
Preguntas frecuentes: S/4HANA Cloud
¿Qué es S/4HANA Cloud?
S/4HANA Cloud es la versión de la última plataforma ERP SAP S/4HANA que se ejecuta en la nube. La solución facilita a las empresas el cambio a la última versión del sistema SAP, ya que no necesitan actualizar ni mejorar la infraestructura de sus centros de datos e incluso pueden reducir su capacidad de TI y eliminar grandes bloques de costes. En la versión Essential Edition, S/4HANA Cloud está altamente estandarizado. Esto promueve el uso de ERP y estructuras de procesos uniformes, y reduce el coste de gestión de las aplicaciones y los procesos empresariales. La versión Extended Edition ofrece a las empresas más opciones de configuración, pero requiere una mayor disciplina a nivel de los procesos, así como una experiencia interna en SAP más profunda. Como oferta de SaaS, la solución también se diferencia del software local en cuanto al precio.
S/4HANA Cloud frente a S/4HANA On-Premises
Ambos modelos operativos tienen su lugar y coexistirán en la práctica. El precio y el coste operativo total constituyen un factor diferenciador fundamental entre S/4HANA Cloud y la implementación tradicional del sistema S/4HANA en el entorno local. Sin embargo, la mera consideración de los costes no es el único factor decisivo para elegir una opción en la nube. Los requisitos actuales de la empresa y sus objetivos futuros son mucho más importantes. La configuración de S/4HANA debe apoyar plenamente estos objetivos. Por tanto, no hay una fórmula mágica, sino una decisión correcta tomada después de un análisis y un asesoramiento exhaustivos.
¿Para qué empresas es más adecuada la solución S/4HANA Cloud?
El principal requisito previo es la voluntad y la capacidad de integrar estándares definidos para la configuración del software y los procesos empresariales. Esto también implica que el personal tenga una mentalidad adecuada para adoptar el cambio y trabajar con unos sistemas que evolucionan constantemente. Las empresas también deben considerar en qué medida su ventaja competitiva es atribuible a los procesos empresariales individuales. Cuanto más se ajuste una empresa a una configuración de ERP estándar, más adecuada será para una implementación en la nube. Esta solución también es adecuada para las empresas de nueva creación, que pueden establecer procesos en línea con los estándares de SAP desde el principio. Por el contrario, las empresas industriales que han adquirido ventajas competitivas gracias a procesos de producción especiales suelen beneficiarse más de una instalación en el entorno local; o, al menos, deberían considerar la versión Extended Edition.
¿Con qué frecuencia se actualiza S/4HANA Cloud?
Las actualizaciones de S/4HANA Cloud se aplican dos veces al año. Este ciclo extenso se debe a la instauración de un modelo de entrega continua (anteriormente conocido como Continuous Feature Delivery o CFD) que proporciona e instala nuevas funciones, actualizaciones e interfaces para otros sistemas directamente a través de la plataforma S/4HANA Cloud, de forma continua y no vinculada a ciclos de lanzamiento fijos. Esto significa que la solución S/4HANA Cloud está siempre actualizada.
¿Cómo puedo asegurarme de que mi sistema S/4HANA seguirá funcionando sin problemas después de una actualización?
Incluso en un entorno ERP estandarizado como S/4HANA, es necesario comprobar muy cuidadosamente después de cada actualización que todos los procesos de negocio se siguen desarrollando de forma fluida y sin errores. Dado que la verificación manual es un proceso laborioso y, por tanto, costoso, SAP ofrece a sus clientes una solución práctica. La herramienta de automatización de pruebas SAP S/4HANA Cloud Test Automation Tool realiza más de 300 ciclos de pruebas automatizadas diferentes basadas en los procesos de SAP Best Practices. Los clientes pueden adaptar estas pruebas a sus propios requisitos individuales. Además, una grabadora de macros integrada permite grabar y reutilizar los scripts de automatización. Esto ahorra tiempo y garantiza el desarrollo fluido de todos los procesos ERP críticos para el negocio después de la actualización.
