Automatización robótica de procesos

El uso de las tecnologías digitales para automatizar los procesos ayuda a aumentar la eficiencia. Un claro ejemplo de ello es la aplicación de la automatización robótica de procesos (RPA). Más que la implantación de robots físicos, este enfoque implica el uso de robots de software o «bots» para realizar automáticamente tareas de introducción de datos que consumen mucho tiempo, a través de interfaces de usuario. El objetivo es aliviar a los empleados y darles tiempo para realizar tareas que aportan mayor valor añadido.

¿En qué casos se usa la automatización robótica de procesos?

Para identificar las áreas adecuadas para la implantación de una solución de RPA, las empresas deben responder a una pregunta simple: «¿Qué procesos les resultan más tediosos a sus empleados?». Por lo general, la tecnología de RPA es más adecuada para cualquier proceso que tenga un alto nivel de actividades manuales repetitivas basadas en reglas, con el menor número posible de desviaciones estándar claramente definidas. Entre estas tareas se incluyen la cumplimentación de formularios, el archivo y el traslado de documentos u otras actividades administrativas. Algunas áreas en las que se emplea la RPA con mucha eficacia son las siguientes:

Gestión de sistemas de TI

La automatización robótica de procesos permite realizar de forma rápida y fiable procedimientos esenciales que requieren mucho tiempo, como la gestión de usuarios y transportes en los sistemas ERP, la creación de copias del sistema y la gestión de datos maestros extensos. De este modo, los equipos de TI pueden enfocarse más en las tareas de valor añadido para la empresa.

Finanzas y contabilidad

Los informes de transacciones, facturas y presupuestos creados automáticamente ayudan a ahorrar tiempo y mejoran la transparencia. En particular, junto con los cierres contables trimestrales y mensuales, constituyen una herramienta sencilla y valiosa que da tiempo a los empleados para centrarse en las funciones que generan valor añadido.

Recursos humanos

Desde el registro del tiempo trabajado automatizado hasta los sistemas de autoservicio para cumplimentar formularios y los procesos de incorporación de empleados totalmente automatizados, la RPA mejora la eficiencia de los flujos de trabajo individuales y facilita la vida de los trabajadores.

¿Cuáles son los beneficios de la RPA?

Además de la realización de procesos que requieren mucho tiempo, las principales ventajas de la automatización robótica de procesos son predominantemente tecnológicas:

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Implementación rápida

El software de RPA es relativamente fácil de programar, normalmente a través de una plataforma de desarrollo con poco código (low-code). Eso significa que puede implantarse muy rápidamente y que se pueden obtener beneficios en materia de eficiencia casi de inmediato.

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Escalabilidad sencilla

Una vez que se han implementado los procesos estándar, los flujos de trabajo automatizados pueden ampliarse en escala y expandirse con solo pulsar un botón.

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No hay intervenciones back-end

El código de RPA imita las interacciones humanas a través de la interfaz de usuario, por lo que no es necesario que las interfaces tengan acceso a los sistemas subyacentes.

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Fiabilidad

Los robots de software no cometen errores por descuido. Una vez que el software de RPA se ha programado para determinar cómo, cuándo y con qué frecuencia debe realizarse una acción, seguirá haciéndolo de forma fiable y sin errores.

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Disponibilidad

La automatización robótica de procesos no se interrumpe durante los días festivos, las festividades regionales y las vacaciones. Estos flujos de trabajo automatizados se ejecutan las 24 horas del día, los 365 días del año.

¿Qué retos plantea la RPA?

La facilidad de la implementación técnica de la automatización robótica de procesos implica que los retos son menores, en cuanto a la implementación del sistema, pero mayores, en lo que respecta a las actividades preparatorias, especialmente en relación con el Internet de las cosas industrial (IIoT). Los usuarios tienen que comprender hasta el más mínimo detalle de sus procesos para aprovechar el máximo potencial de la RPA aquí y en todas las demás áreas de la empresa. Los gestores de proyectos tendrán que encontrar respuestas a las siguientes preguntas:

¿Tengo una visión completa e integral de todos los procesos empresariales pertinentes?

Los procesos solo pueden mejorarse si los operarios comprenden todas sus funciones y características. Por ello, al comienzo de cada proyecto de RPA, se deben realizar un análisis y una evaluación exhaustivos del statu quo. Especialmente a través del diálogo con los proveedores de servicios y socios externos que aportan una nueva visión de la situación, se pueden desarrollar ideas útiles e innovadoras.

¿Cuáles son las mejores soluciones de RPA para mis necesidades?

Desde Microsoft Power Automate hasta SAP IRPA y UiPath, la gama de soluciones de RPA es amplia, pero no todas son igualmente adecuadas para todas las tareas. Un proveedor de servicios de TI con experiencia tendrá los conocimientos necesarios para ofrecer una visión general y el debido apoyo.

Ejemplos de automatización robótica de procesos

La automatización de procesos para gestionar las actividades repetitivas y que consumen mucho tiempo es adecuada para muchas áreas de la empresa. Dos ejemplos de cómo puede implantarse la automatización robótica de procesos son los siguientes:

Supervisión y actualizaciones del sistema ERP

Las empresas que no comprueban diariamente las transacciones críticas en sus sistemas ERP corren el riesgo de tomar decisiones perjudiciales y erróneas sobre la base de información incorrecta o insuficiente. No obstante, comprobar manualmente todos los días si hay mensajes de error o tareas interrumpidas supone un gran esfuerzo financiero y operativo. El software de RPA puede llevar a cabo esta tarea de forma automática, rápida y fiable, las 24 horas del día, todos los días de la semana.

Gestión de licencias

Garantizar la transparencia de todas las licencias de software que se utilizan en la empresa no tiene que ver solamente con la conformidad normativa, sino también con la seguridad. Las empresas que utilizan servicios de RPA para automatizar su proceso de incorporaciones, traslados y bajas (joiner-mover-leaver, JML) de empleados pueden ahorrar tiempo y reducir la posibilidad de que se produzca un error humano con posibles consecuencias legales y financieras.

¿Por qué debería ser Syntax la primera opción para la automatización robótica de procesos?

IRPA, UiPath o Power Automate: el éxito de la automatización robótica de procesos no depende simplemente de la solución que se elija o de cómo se implemente. Al inicio de cualquier proyecto de RPA, se debe hacer un análisis meticuloso de los procesos empresariales clave. Es preciso entender plenamente todos los flujos de trabajo, así como los requisitos específicos del sector, para apoyar a las empresas como un socio fuerte y ayudarlas a aprovechar todo el potencial de las soluciones basadas en robots, por ejemplo, como parte de una fábrica digital. En Syntax hemos acumulado esta experiencia a lo largo de muchos años y a través de innumerables proyectos que hemos llevado a cabo con empresas de diferentes tamaños y sectores. Trabajamos conjuntamente con los departamentos comerciales y los equipos de TI para identificar, diseñar e implementar servicios de RPA personalizados. Tanto si el objetivo es introducir procesos completamente nuevos, mejorar los flujos de trabajo existentes, supervisar los procesos ya automatizados o actualizar una solución de RPA ya implantada, entendemos las ventajas de la tecnología y podemos aprovechar al máximo sus beneficios.

Preguntas frecuentes: RPA en términos sencillos

¿Qué es la automatización robótica de procesos?

La automatización robótica de procesos (RPA) no tiene nada que ver con los robots físicos. La tecnología se centra en el uso de bots de software automatizados que replican las acciones y órdenes de los usuarios humanos a través de la interfaz de usuario de un sistema. Estas interacciones son principalmente tareas manuales prolongadas y repetitivas, como cumplimentar formularios o archivar documentos. Los sistemas RPA normalmente se programan con un enfoque de poco código, o incluso sin código, y garantizan que los empleados tengan más tiempo para realizar tareas creativas de valor añadido para la empresa. Dado que la lógica que subyace a estos procesos es relativamente sencilla de replicar, la facilidad de implementación y la escalabilidad de la RPA son beneficios clave.

¿Cuál es la diferencia entre la RPA y la automatización común?

La principal diferencia entre la RPA y la automatización estándar es que la RPA no es invasiva. Esto significa que el bot de software de RPA solo interactúa con la interfaz de usuario existente y no se requieren interfaces de usuario en el sistema de software subyacente para automatizar las acciones. De este modo, no es necesario realizar cambios que requieren mucho tiempo y dinero en la infraestructura informática existente. Para el sistema, un bot equivale a un usuario humano. Esto es lo que diferencia la RPA de los enfoques de automatización tradicionales, que generalmente implican la modificación de sistemas paralelos para que sus procesos puedan interactuar sin problemas.

¿Cuál es la diferencia entre la RPA y la inteligencia artificial?

Para describir un bot de una solución RPA cabe imaginarse una mano que lleva a cabo un proceso determinado de forma automática, fiable y sin errores. Sin embargo, cuando el proceso se desvía de un estándar específico o si se producen errores imprevistos, el bot interrumpe su acción. La inteligencia artificial utiliza algoritmos para aprender del procesamiento de grandes volúmenes de datos a lo largo del tiempo y elaborar sus propias soluciones, cuando es necesario. Por lo tanto, la IA es el cerebro que puede indicar a la mano qué debe hacer ante las variaciones del proceso estándar.

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