Quiconque s’occupe des avantages sociaux en JDE HCM sait que les dates déterminent TOUT. Mais quand je lance le formulaire P08334 – Inscription avec admissibilité pour commencer à inscrire un employé, c’est accablant! Combien de dates une application peut-elle utiliser? Et que signifient-ils tous? Commençons par une définition de chacun :
Date d’entrée en vigueur (En-tête) – Élément de données : EFT
Cette date indique la date de début pour effectuer la recherche de documents, ainsi que la date à utiliser pour commencer l’inscription. Par défaut, la date du système sera donnée, ou une date précise si vous l’avez configurée dans les options de traitement.
Date d’admissibilité – Éléments de données : DELG
La date à laquelle l’employé est admissible à s’inscrire au régime de prestations. Cette date n’est pas nécessairement celle à laquelle l’employé commence à participer au régime. La date d’admissibilité est la date à laquelle l’employé devient admissible, si l’admissibilité se maintient. Si l’employé passe à un statut non admissible, la date d’admissibilité sur le nouveau dossier est fixée à un blanc.
Date d’inscription (Grille) – Élément de données : EFT
C’est pareil pour la date d’entrée en vigueur.
Date de début DBA – Élément de données : DTDB
La date de début figurant sur le dossier d’instruction DBA de l’employé pour cette inscription. Dans la plupart des cas, cela correspond à la date d’entrée en vigueur de l’inscription. Cependant, cela peut être plus tard que la date d’entrée en vigueur si l’inscription est modifiée rétroactivement. Seuls les dossiers d’inscription actifs ont une valeur dans ce champ, puisqu’ils sont les seuls à entraîner des déductions de paie, des avantages ou des gains d’accumulation.
Date de fin DBA – Élément de données : DTDE
La date de fin sur le dossier d’instruction DBA de l’employé pour cette inscription. Dans la plupart des cas, cela correspond à la date d’entrée en vigueur de fin de l’inscription. Cependant, elle peut être plus tard que la date d’entrée en vigueur si l’inscription est modifiée rétroactivement. Seuls les dossiers d’inscription actifs ont une valeur dans ce champ, puisqu’ils sont les seuls à entraîner des déductions de paie, des avantages ou des gains d’accumulation.
Date de participation – Élément de données : DPTC
La date de participation est la première date à laquelle l’employé commence à participer au régime, à condition qu’il continue de participer. Lorsque la participation s’arrête, la date de participation sur le nouveau dossier est fixée à vide. Si l’employé a une interruption d’admissibilité, la date de participation est la date à laquelle la participation a commencé pour la dernière période d’inscription.
Date de fin d’inscription – Élément de données : EFTE
La date de fin d’inscription est la dernière date à laquelle l’employé participe au régime.
Dans le formulaire P08334, la date d’entrée en vigueur est utilisée conjointement avec les tests d’admissibilité initiaux et continus du régime pour déterminer le statut d’inscription et la date d’inscription de l’employé.
REMARQUE : Lorsque vous entrez une date d’entrée en vigueur sur le formulaire d’inscription avec admissibilité, cette date prime sur la date qui peut être saisie dans les options de traitement du formulaire P08334.
Mais où puis-je configurer les tests d’admissibilité du régime, pour qu’il sache quelles dates utiliser?
Définir les codes de date – P08395
Premièrement, nous devons définir toutes les dates que nous souhaitons utiliser comme critères d’admissibilité dans le formulaire P08395.
Nous définissons les formules de dates potentielles que nous pouvons ensuite utiliser dans les Règles d’admissibilité. Dans l’exemple ci-dessous, nous avons configuré le Code Date R pour coïncider avec le premier du mois suivant la Date de début de l’employé.
Définir l’admissibilité – P08390
Ensuite, nous utiliserons les codes de date pour définir les tableaux d’admissibilité dans P08390.
Selon les règles nécessaires pour chaque régime, nous définissons la méthode pour tester l’admissibilité des employés, puis le code de date à utiliser lors de leur inscription au régime. Dans l’exemple ci-dessous, nous testons que l’employé a complété 6 mois d’emploi et qu’il a travaillé au moins 40 heures par semaine. Ensuite, nous les inscrivons en utilisant la date E – le1er du mois après être devenus admissibles.
Plan maître – P08320
Enfin, nous devons inclure les tableaux d’admissibilité applicables à un plan dans l’onglet Calcul/Admissibilité dans P08320.
Dans le champ Tableau d’éligibilité Init, entrez le tableau que vous souhaitez utiliser pour déterminer initialement l’admissibilité.
Vous pouvez aussi créer un tableau d’admissibilité pour vérifier l’admissibilité continue des employés dans un régime, en utilisant le champ Compte Elig Table.
Après avoir établi un tableau d’admissibilité et l’avoir inclus dans le maître du régime pour un avantage, le système peut tester l’admissibilité d’un employé à l’inscription à un régime d’avantages.
De retour au P08334 – Inscription avec admissibilité, nous pouvons alors tenter d’inscrire l’employé au régime.
Lorsque le système évalue l’admissibilité, il y a l’un des deux résultats suivants :
- L’employé réussit le test d’admissibilité, le système attribue un statut au dossier d’inscription pour indiquer l’admissibilité et une date de statut d’inscription de début selon le code de date. Lorsque le statut des prestations est Actif, le système transmet le code DBA au système de paie afin que celui-ci puisse effectuer les déductions ou contributions nécessaires. Le système fixe également une date de participation et une date d’admissibilité.
- Lorsqu’un employé ne réussit pas le test d’admissibilité, le système attribue un statut au dossier d’inscription pour indiquer l’inadmissibilité et une date de début d’inscription basée sur le code de date. Le système ne transmet pas le code DBA au système de paie. Dans ce cas, le système n’attribue pas les dates d’admissibilité et de participation.
INFO BONUS : Dérogations d’inscription – P08330
De plus, si nous ne voulons pas tester l’admissibilité OU si nous voulons inscrire un employé à un régime en dehors de son groupe d’avantages, nous pouvons utiliser les dérogations d’inscription P08330. Cette demande utilise aussi les dates, bien qu’elle ne teste pas l’admissibilité à l’aide de tableaux d’admissibilité ou de codes de date.
- Date de début – Indiquez la date à laquelle le régime d’avantages sociaux entre en vigueur après la vérification de l’admissibilité de l’employé.
- Date d’admissibilité – Entrez la date à laquelle l’employé est admissible à s’inscrire au régime d’avantages sociaux. Cette date n’est pas nécessairement celle à laquelle l’employé commence à participer au régime.
- Date de participation – Entrez la date à laquelle l’employé commence à participer au régime pour la période d’inscription spécifiée. La date de participation est la première date à laquelle l’employé commence à participer au régime, à condition qu’il continue de participer. Lorsque la participation s’arrête, la date de participation sur le nouveau dossier est vide. Si l’employé a une interruption d’admissibilité, la date de participation est la date à laquelle la participation a commencé pour la dernière période d’inscription.
- Date de défense utilisateur – Entrez une date définie par l’utilisateur que vous pouvez utiliser lors de l’inscription pour tout besoin de suivi de date.
Ouf! C’était beaucoup d’informations, as-tu tout compris? Comme tout le reste au sein de JDE HCM, les dates sont VRAIMENT importantes dans les demandes d’inscription aux prestations. Les informations de base que nous avons fournies ici devraient aider à démystifier le fonctionnement de ces dates et à vous aider à les utiliser correctement pour votre entreprise. Bonne chance!