Escenario 1: soluciones OCR desde la nube para las facturas recibidas
El uso del reconocimiento automático de texto (OCR) para digitalizar las facturas recibidas no es nuevo. En muchas empresas ya se utiliza software para escanear los formularios y recibos para extraer los campos relevantes para el IVA, como el importe bruto, el importe neto, los impuestos, el nombre del destinatario o el IBAN, y luego se reenvían al backend para su procesamiento. El problema: estas soluciones individuales para OCR funcionan de forma estandarizada y, por lo general, no pueden integrarse fácilmente en los sistemas informáticos de la empresa. Para llegar a conseguir una automatización contable, las empresas no necesitan un programa estándar, sino un software personalizable.
Soluciones OCR: un ejemplo práctico
Aquí es donde entran en juego las soluciones OCR configurables para el procesamiento de facturas desde la nube, que pueden adaptarse a los procesos de contabilidad específicos de la organización. Para ello, proveedores como SAP o Microsoft ofrecen un “kit de construcción” con el que las empresas pueden compilar las funciones necesarias para optimizar sus procesos de automatización contable. A continuación, un bot debidamente programado lee los formularios y documentos digitalizados basándose en un modelo OCR estándar, los examina en busca de campos relevantes para la contabilidad, captura la información a partir de patrones recurrentes y la transfiere directamente al sistema contable, por ejemplo, en SAP.
Si un documento se le escapa al bot porque no conoce el formato o no puede descifrar la letra, el usuario recibe una notificación automática con una petición para que realice las comprobaciones pertinentes. A continuación, los comentarios humanos se integran en el modelo de revisión para que la contabilidad automatizada mejore constantemente el reconocimiento y, así, si el modelo se va entrenando, la tasa de error es casi nula. En cambio, si hay que teclear a mano los 22 dígitos del IBAN innumerables veces al día, se cometerán errores de vez en cuando. Esto no le ocurre al bot.
Escenario 2: Actualización de cuentas para entrada de mercancías/recepción de facturas (GR/IR)
El mejor escenario para el departamento de contabilidad (a menudo aún no automatizada) para la entrada de mercancías/recepción de facturas es el siguiente: cuando se entrega un pedido, el empleado responsable contabiliza la entrada basándose en los datos del pedido. A continuación, un trabajador del almacén registra en el sistema que los cinco palés de material de embalaje -solicitados según la orden de pedido- han llegado completos. Posteriormente, el proveedor emite una factura en la que el precio y la cantidad coinciden exactamente con los datos de la entrada de mercancías y la partida correspondiente puede compensarse en SAP. Hasta aquí la teoría.
Sin embargo, en la realidad suele haber discrepancias: a veces la cantidad no es correcta, o el precio, o en ocasiones ambas cosas. Esto puede tener graves consecuencias, porque las diferencias que se advierten demasiado tarde pueden, entre otras cosas, distorsionar las previsiones de beneficios, es decir, el negocio se ve perjudicado. Reconocer las diferencias y llegar al fondo de ellas es, por tanto, muy importante, pero también laborioso: las empresas dedican mucho esfuerzo manual cada día e invierten mucho tiempo para poder restablecer este equilibrio contable.
Mantenimiento de cuentas GR/IR: un ejemplo práctico
Empresas como SAP suelen ofrecer ya a sus clientes soluciones, como un monitor GR/IR , para obtener una mejor visión de conjunto. Aunque es útil, en el mejor de los casos es sólo un primer paso. En un escenario ideal, el proceso se ejecuta de forma bastante diferente cuando se ha alcanzado un alto nivel de automatización contable: un bot RPA escanea todos los documentos relevantes digitalizados sobre un número de pedido, así como el artículo y los documentos asociados, y entrega los datos correspondientes directamente al backend de SAP. A partir de esta información, puede obtenerse una representación visual clara de todos los procesos GR/IR en curso. Si además entra en juego la inteligencia artificial, cuyo algoritmo examina determinados patrones, se pueden identificar rápidamente las diferencias existentes. Esta es otra de las ventajas de apostar por una gestión contable automatizada, ya que facilita la resolución de problemas y acelera las medidas correctoras necesarias.
Escenario 3: Reconocimiento automático de extractos bancarios
La captura electrónica de extractos bancarios ya forma parte del procesamiento diario de gestión de facturas, tanto si la contabilidad está automatizada como si no. SAP, por ejemplo, tiene su propia función con la que esta información se puede digitalizar, leer y cargar directamente en el sistema. Sobre esta base, se configura entonces individualmente cómo debe efectuarse la contabilización interna, es decir, a qué transacción pertenece el pago recibido. Si el cliente introduce todos los datos, esta asignación funciona rápidamente y sin problemas.
Sin embargo, por desgracia este caso ideal se da relativamente con poca frecuencia en la práctica y no es raro que la información que se transfiere sea insuficiente o falten datos. Especialmente cuando no se trata de facturas emitidas con regularidad, puede ocurrir una y otra vez que el cliente olvide datos importantes para la imputación, como el número de factura o el número de cliente, o no los facilite por completo. Además, si el importe transferido no coincide por algún motivo con el de la factura, la cosa se complica. El departamento de contabilidad tiene entonces que pasar por un largo proceso para averiguar a qué factura pertenece el importe transferido.
Reconocimiento de extractos bancarios: un ejemplo práctico
Las soluciones basadas en inteligencia artificial (IA) son importantes para la contabilidad automatizada. SAP, por ejemplo, ya se basa en algoritmos inteligentes, y si éstos se amplían con capacidades de automatización robótica de procesos (RPA), la eficacia de la conciliación aumenta enormemente. Los datos de los extractos bancarios pueden leerse, recopilarse y compararse fácil y automáticamente con una selección (idealmente lo más reducida posible) de facturas pendientes. A continuación, se seleccionan los documentos pertinentes, por ejemplo, en función del importe de la factura. Si, por ejemplo, se han transferido 550,00 €, todas las facturas pendientes con un importe comprendido entre 450,00 € y 600,00 € se comprueban más detenidamente. La comparación cualitativa entre el extracto bancario y las facturas también puede realizarla el personal después de la automatización contable. Lo importante en un primer momento es encontrar rápidamente los documentos digitales pertinentes para cada caso, habida cuenta del número diario de facturas, y relacionarlos entre sí.
Implantar la contabilidad automatizada con el socio adecuado
Especialmente ligadas a la nube, las soluciones contables ofrecen muchos puntos de partida para integrar automatizaciones que pueden facilitar la vida a los trabajadores. Sin embargo, es importante comprender que el establecimiento de las soluciones contables y los mecanismos adecuados no puede producirse de la noche a la mañana. Se trata más bien de que las personas y los asistentes digitales trabajen juntos para que la valiosa experiencia de los trabajadores pueda incorporarse a los procesos de una contabilidad automatizada que funcione. Para que este tipo de proyectos de automatización contable se realicen con éxito y las organizaciones aprovechen todas sus ventajas, lo mejor es cuenten con un proveedor de servicios de TI experimentado, con el que puedan desarrollar e implantar conjuntamente soluciones de TI personalizadas para su empresa. Esto ahorra tiempo, dinero y presión al departamento de contabilidad.
