Cómo preparar la transformación a SAP S/4HANA: medidas que ahorran tiempo y estrés

Migrar desde los sistemas SAP antiguos a SAP S/4HANA es una oportunidad y un motor para la transformación digital e innovación de una compañía. Para una transición fluida, además de la tecnología en sí, hay que considerar antes ciertas cuestiones que ahorran tiempo y un estrés innecesario durante la implementación 

Mantenimiento de datos maestros más fácil con SAP Business Partner 

Cuando se aborda un proyecto de implementación de SAP S/4HANA, con el que potenciar la innovación en la organización, debe familiarizarse previamente con las nuevas opciones para el mantenimiento de datos maestros. En el «antiguo» mundo SAP, a un socio comercial se le asignaba una de estas dos funciones en el sistema: era un proveedor o un cliente. Por tanto, podía darse la siguiente situación: una empresa que suministrase nuevas placas de metal para su procesamiento y se ocupase de los residuos, tenía dos roles diferentes en el sistema. 

SAP S/4HANA consolida y reestructura estos roles para simplificar y armonizar aún más el mantenimiento de datos maestros. Un socio comercial puede ser cliente y proveedor al mismo tiempo. La conversión a esta nueva categorización puede y debe tener lugar en el antiguo sistema SAP para que no haya confusión durante y después de la migración a S/4HANA, y que todos los socios comerciales con todas sus funciones se registren correctamente en el sistema. 

Trazabilidad y cambios de productos más fáciles con SAP Product Versions 

Los administradores de TI también pueden y deben encargarse de la introducción obligatoria de  las versiones de producción (Product Versions) en el «nuevo mundo» antes de realizar la transformación real a SAP S/4HANA. Por un lado, las versiones de producción garantizan una mayor transparencia en los procesos comerciales a través de una trazabilidad integral. Por otro lado, se pueden utilizar para registrar cambios menores, como cambiar un componente utilizado, de forma rápida y sencilla. Antes de S/4HANA, se tenían que crear diferentes materiales en SAP en tal caso. 

La creación de versiones de producción no es absolutamente necesaria en los sistemas SAP más antiguos. Sin embargo, para que la transformación a SAP S/4HANA sea lo más fluida posible, los administradores de TI deben establecerla en las arquitecturas antiguas antes del cambio real. Esto facilita una transición fluida al nuevo entorno SAP. 

Comprobar la seguridad y la gestión de las autorizaciones 

Una transformación planificada a SAP S/4HANA es una buena razón para llevar a cabo un análisis más detallado de las medidas de seguridad relacionadas con el entorno SAP. Un tema complejo y, al mismo tiempo, extremadamente importante en este contexto es la gestión de autorizaciones, porque muchas empresas no utilizan los roles especificados por SAP, sino roles creados individualmente con las autorizaciones de acceso correspondientes. Incluso es aún más importante asegurarse de no perder de vista los numerosos roles y autorizaciones. 

Pueden ser de gran ayuda soluciones como Authorizations Management Suite, de nuestro partner Xiting. Los roles correspondientes se pueden configurar aquí en función de su estado en el sistema SAP «antiguo» y se pueden crear como roles de prueba. Estos se ajustan antes de la puesta en producción y luego simplemente se adoptan. Al mismo tiempo, se recomienda introducir un sistema de monitorización de la seguridad automatizado, que permite ahorrar tiempo y costes aplicando las mejores prácticas.  

Contabilidad paralela siguiendo los requerimientos internacionales 

El control y la contabilidad se basan tradicionalmente en las normas marco nacionales, pero las organizaciones con un posicionamiento internacional también deben adaptar sus cuentas a las directrices y especificaciones internacionales, como los US-GAAP o las NIIF en la UE, lo que se simplifica a través de una contabilidad paralela. Una de sus ventajas es que una expansión planificada no tiene que estar precedida por un largo proceso de ajuste en la contabilidad. 

 Dado que estos procesos, a veces complejos, también deben mapearse en la arquitectura de SAP, una transformación de S/4HANA es una buena razón para implementar esta contabilidad paralela. Adaptar el sistema de contabilidad a tiempo antes de migrar al nuevo entorno SAP, ahorrará mucho tiempo y nervios. 

Archivado de datos maestros sin complicaciones y conforme a las políticas 

Los archivos de datos relevantes para el negocio que se crean y administran en los sistemas SAP deben conservarse durante varios años debido a los requerimientos legales. Archivarlos a menudo significa que las aplicaciones SAP correspondientes requieren cada vez más espacio de almacenamiento. Esto los hace más lentos, más costosos y más difíciles de administrar, y también ralentiza una transformación eficiente a SAP S/4HANA. 

Por tanto, es recomendable utilizar la nube pública para que los archivos de datos se guarden de forma regular. Soluciones como CxLink Archive de Syntax almacenan y archivan los datos de la aplicaciones SAP fuera del entorno SAP real en la nube de AWS. De esta forma, las compañías pueden integrar los datos guardados de forma centralizada en una amplia variedad de aplicaciones SAP en todo el mundo y realizar el cambio a S/4HANA sin «archivos muertos» en las bases de datos. 

Migración sin estrés gracias a una hoja de ruta estratégica 

No importa qué enfoque de transición se elija, Brownfield, Seleccionado o Híbrido, migrar a S/4HANA  siempre es un proyecto extenso y exigente. Además, surgen preguntas como, por ejemplo, ¿es una alternativa válida S/4HANA Cloud operado en una plataforma de nube pública? Sin duda, hay muchos aspectos que considerar y analizar, pero los líderes de TI pueden hacerlo más sencillo con una estrategia adecuada y proactiva. 

¿Estás planeando tu empresa la implementación de SAP S/4HANA? Entonces habla con nuestros expertos. Te ayudaremos a analizar qué medidas ya se pueden implementar hoy y desarrollamos una estrategia personalizada para que puedas concentrarte en las cuestiones esenciales antes y durante la transición. 

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